議会資料・行政資料のペーパーレス化｜タブレットで閲覧するメリット
地方自治体の議会事務局や行政職員向けに、議会資料や広報資料をペーパーレス化（デジタルブック化）するメリットを解説。膨大な印刷・製本作業の削減、検索性向上による審議の効率化、住民への情報公開の促進について。
議会資料・行政資料のペーパーレス化｜タブレットで閲覧するメリット
地方自治体の議会や委員会では、定例会のたびに膨大な量の資料が配布されます。
予算書、決算書、議案書、委員会資料…。これらを印刷し、丁合し、議員の机に配架する作業は、議会事務局職員にとって凄まじい労力となっています。
また、住民への情報公開という観点でも、PDFを並べただけのWebサイトでは「探しにくい」「見にくい」という課題があります。
議会資料アナログ運用の課題
1. 印刷・製本コストと職員の負担
数百ページに及ぶ資料を人数分印刷するには、多額の紙代・トナー代がかかります。また、直前の差し替えが発生した場合、全冊の該当ページを差し替える手作業が発生し、深夜残業の原因となります。
2. 資料の保管・持ち運び
議員にとっても、期ごとに増え続けるダンボール数箱分の資料を保管し、必要な時に持ち運ぶのは重労働です。「あの時の過去の答弁資料が見たい」と思っても、すぐに探し出すことは困難です。
デジタルブック導入のメリット
① 圧倒的なコスト削減と業務効率化
データをサーバーにアップロードするだけで配布が完了するため、印刷・製本作業が一切不要になります。修正もデータを差し替えるだけで済み、常に最新の情報を全議員と共有できます。
② 全文検索で審議がスムーズに
デジタルブックなら、過去数年分の資料からキーワード検索が可能です。
「この事業費の推移を確認したい」といった際も、検索窓に入力するだけで該当箇所を瞬時に呼び出せるため、質疑応答の質とスピードが向上します。
③ 住民への「見やすい」情報公開
広報誌や議会だよりだけでなく、予算書などの詳細資料もデジタルブック形式で公開することで、住民はスマホやタブレットで手軽に市政情報を閲覧できるようになります。
「開かれた議会」を実現するための強力なツールとなります。
専用システム vs 汎用ツール
議会ペーパーレス化には、高機能な「議会専用システム（サイドブックス等）」も存在しますが、導入コストが高額になりがちです。
一方、QuickBookのような「汎用デジタルブック作成ツール」は、投票機能などの議会特化機能はありませんが、「資料を閲覧・検索する」という基本機能においては十分な性能を持ち、かつ圧倒的な低コストで導入可能です。
「まずは資料のペーパーレス化から始めたい」「予算を抑えてスモールスタートしたい」という自治体様には、汎用ツールの活用がおすすめです。
まとめ
議会資料のデジタル化は、職員の働き方改革、議員の審議活性化、そして住民サービスの向上という「三方よし」のDX施策です。
QuickBook は、低コストで高機能なデジタルブックを作成できるクラウドツールです。庁内限定公開や、住民向けのオープンデータ公開など、様々な用途でご活用いただけます。