展示会の資料準備を時短する方法｜デジタル化で「印刷地獄」から解放【2026年版】
展示会の資料準備を効率化する方法を解説。印刷・発送・持ち運びの手間を大幅削減し、QRコード・デジタルカタログで来場者対応を改善するノウハウを紹介します。
展示会の資料準備を時短する方法｜デジタル化で「印刷地獄」から解放【2026年版】
「展示会の3週間前から資料準備で残業続き」「何千部も印刷して会場に運ぶのが大変」「結局余って持ち帰ることになる」——展示会準備の 資料地獄 に悩む担当者は多いのではないでしょうか。
展示会は見込み客と直接出会える貴重な機会。しかし、資料準備にエネルギーを使い果たしては、肝心の商談に集中できません。
本記事では、展示会の資料準備を劇的に時短し、より効果的な展示会運営を実現する方法を解説します。
展示会資料準備の問題点
問題1：印刷のリードタイム
「本番2週間前には入稿しないと間に合わない」——内容を確定させるプレッシャーと、直前変更ができないストレスがあります。
問題2：部数の読みが難しい
「来場者5,000人、うち半分がブースに来ると仮定して…」——需要予測は難しく、 余るか足りないかの二択 になりがちです。
問題3：搬入・搬出の手間
数千部の資料を会場に運び、終わったら持ち帰る。 梱包・配送・保管 の手間とコストが発生します。
問題4：情報が古くなるリスク
展示会の3週間前に内容を確定させると、本番時には 一部の情報が古くなっている 可能性があります。
問題5：名刺交換後のフォローが大変
名刺と資料を紐づけて管理し、後日フォローメールを送る—— 手作業では追いつかない 量になることも。
デジタル化で解決できること
解決1：印刷ゼロまたは最小限
デジタルカタログなら印刷不要。ブースにQRコードを設置し、来場者のスマホで閲覧してもらいます。
解決2：部数を気にしなくていい
デジタルは「無限在庫」。 何人来ても対応可能 です。
解決3：搬入・搬出が楽
持ち込むのはQRコードを印刷したPOP程度。 台車いらず です。
解決4：直前まで更新可能
本番当日でも内容を更新できます。 常に最新情報 を提供。
解決5：フォローが自動化
名刺管理アプリと組み合わせれば、フォローメールにデジタルカタログURLを自動挿入できます。
展示会デジタル化の具体的な方法
方法1：ブースにQRコードを設置
カタログのURLをQRコードにして、ブース内に設置。来場者が自分のスマホでスキャンして閲覧します。
設置場所の例 :
- ブースの壁面・パネル
- 受付カウンター
- 製品展示の横
- 紙の名刺サイズカード（持ち帰り用）
方法2：タブレットで対面説明
タブレットにデジタルカタログを表示し、来場者と一緒に見ながら説明。
メリット :
- 対話しながら説明できる
- 通信環境に左右されない（オフライン対応の場合）
- 動画や詳細情報もその場で見せられる
方法3：名刺交換＋URL送付
名刺交換後、当日中にフォローメールでデジタルカタログURLを送付。
例文 :
〇〇展でお会いできて光栄でした。
ブースでご紹介した製品の詳細カタログはこちらです。
[カタログを見る]
準備スケジュールの比較
紙資料の場合
| 時期 | 作業 |
|---|---|
| 6週間前 | 内容企画・構成 |
| 4週間前 | デザイン作成 |
| 3週間前 | 校正・承認 |
| 2週間前 | 印刷発注 |
| 1週間前 | 納品・梱包 |
| 前日 | 搬入 |
デジタルカタログの場合
| 時期 | 作業 |
|---|---|
| 4週間前 | 内容企画・構成 |
| 2週間前 | デザイン作成 |
| 1週間前 | デジタル化・QRコード準備 |
| 前日 | 最終更新・動作確認 |
| 当日 | 直前変更も可能 |
準備期間が半分以下 になり、直前まで調整が可能です。
成功事例
事例1：製造業（印刷費80%削減）
課題 : 年間10回の展示会、毎回3,000部印刷。年間の印刷費だけで150万円。
解決策 : デジタルカタログ＋QRコードPOPに移行。紙は名刺サイズのカード（QRコード入り）500枚のみ。
効果 : 印刷費が年間30万円に削減。余った資料の処分もゼロに。
事例2：IT企業（フォロー自動化）
課題 : 展示会後の名刺フォローに1週間以上かかっていた。
解決策 : 名刺管理アプリ連携で、名刺登録と同時にデジタルカタログURLを自動送付。
効果 : フォローメールが当日完了。「すぐにカタログが届いて印象が良かった」と好評。
紙を完全にゼロにすべきか？
紙を完全にゼロにする必要はありません。以下のような ハイブリッド運用 が効果的です。
紙を残すケース
- シニア層が多い展示会
- ブランディング重視（高品質紙・特殊加工）
- 規制上紙が必要な業界
おすすめのハイブリッド構成
- デジタルカタログ : 詳細情報・動画・問い合わせ導線
- 紙 : 名刺サイズカード（QRコード入り）、1枚もののチラシ
よくある質問（FAQ）
Q1. Wi-Fi環境が悪い会場でも使えますか？
オフライン対応のデジタルカタログなら、通信環境に左右されません。事前にタブレットにダウンロードしておきましょう。
Q2. 来場者がスマホを持っていない場合は？
ブースにタブレットを用意し、スタッフが一緒に見せる形式で対応できます。
Q3. QRコードを読み取ってもらえない人が多いのでは？
「スマホでカタログが見られます」と声がけし、 その場でスキャンを促す と読み取り率が上がります。
Q4. 紙の方が「持ち帰れる安心感」があると言われませんか？
「URLをお送りしますので、いつでもご覧いただけます」と伝えれば問題ありません。むしろ「荷物にならない」と喜ばれるケースが多いです。
Q5. どれくらい前から準備すればいいですか？
デジタルカタログが既にあれば、QRコードの準備だけなので 1週間前 でも十分です。
まとめ
展示会の資料準備は、デジタル化によって劇的に時短・効率化できます。
展示会資料デジタル化のポイントまとめ :
- 印刷ゼロまたは最小限
- 搬入・搬出の手間を削減
- 直前まで内容更新可能
- QRコードで来場者にスマホ配布
- フォローメールで自動送付
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