【大学入試・入試広報】募集要項をデジタル化すべき3つの理由｜経費削減と利便性
大学や専門学校の募集要項（願書）。変更のたびに刷り直したり、大量の在庫を抱えたりしていませんか？文科省も推奨する「Web出願」の流れに合わせ、募集要項もデジタルブック化することで、コスト削減と受験生の利便性を両立する方法を解説します。
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description: "大学や専門学校の募集要項（願書）。変更のたびに刷り直したり、大量の在庫を抱えたりしていませんか？文科省も推奨する「Web出願」の流れに合わせ、募集要項もデジタルブック化することで、コスト削減と受験生の利便性を両立する方法を解説します。"
keywords: [募集要項 電子化, 大学入試 広報, Web出願, 入試要項 デジタル, 願書 電子化]
category: "業界別活用"
publishDate: 2025-02-09
author: "QuickBook運営局"
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【大学入試・入試広報】募集要項をデジタル化すべき3つの理由｜経費削減と利便性
「入試日程の変更があったが、すでに募集要項は印刷済みで修正できない」
「毎年、大量に余った願書セットを廃棄している」
Web出願が主流となる中、 「募集要項（入試要項）」 だけがいまだに紙で運用されているケースは少なくありません。
しかし、情報の正確性とスピードが求められる入試広報において、紙媒体への依存はリスクとコストの両面で課題があります。
本記事では、大学・専門学校が募集要項をデジタルブック化すべき理由と、そのメリットを解説します。
目次
紙の募集要項が抱える「修正リスク」
入試関連の情報は、災害対応や感染症対策などで急遽変更になることがあります。
紙で印刷して配布してしまっている場合、以下の対応に追われます。
- 全配布先への訂正通知 : 高校や予備校へのFAX、郵送
- ホームページでの目立つ告知 : 見落とされるリスク
- 正誤表の挟み込み : 手作業での膨大な工数
これらは入試課の職員にとって巨大なストレスであり、受験生にとっても混乱の元です。
デジタル化による3つのメリット
1. 修正・更新が一瞬で完了
デジタルブックなら、データを差し替えるだけで修正が完了します。
URLは変わらないため、すでにブックマークしている受験生も、再読み込みすれば常に最新の要項を見ることができます。
「古い情報を見て出願してしまった」というトラブルを未然に防げます。
2. 検索機能で知りたい情報へ直行
「小論文」「試験日」「納付金」など、キーワード検索機能を使えば、数百ページある要項の中から知りたい情報を一瞬で見つけられます。
分厚い冊子をめくって探す必要がなく、受験生のタイパ（タイムパフォーマンス）向上に貢献します。
3. 印刷・郵送コストの大幅削減
紙の要項を完全廃止、あるいは「要望があった場合のみ簡易印刷版を送付」とすることで、年間数百万円規模の印刷・郵送費を削減できます。
PDFダウンロードとの違いは？
「PDFを置いておけばいいのでは？」と思われるかもしれませんが、数百ページのPDFは重すぎてスマホでは開けなかったり、スクロールが大変だったりします。
デジタルブックなら：
- 表示が速い : 必要なページだけ読み込むのでサクサク動く
- 目次リンク : タップでページ移動が楽
- 本のようにめくれる : 全体像を把握しやすい
特にスマホでの閲覧体験において、デジタルブックはPDFより圧倒的に優れています。
過去問もデジタル化して閲覧数アップ
募集要項だけでなく、 「過去問題集（赤本）」のデジタル化 も進んでいます。
Web上で過去問を閲覧できるようにし、解説ページへのリンクや、リスニング音声の再生機能を埋め込むことで、受験生の学習をサポートできます。
「この大学は情報公開が進んでいる」「受験生に親切だ」というブランドイメージ向上にも繋がります。
まとめ
入試広報において、情報の 「正確性」 と 「即時性」 は絶対条件です。
それを阻害する「紙の印刷・配布」というプロセスをなくし、デジタルへ移行することは、時代に即した必然の選択と言えます。
- リスク管理 : 修正が即時反映される
- コスト : 印刷・郵送費削減
- 利便性 : スマホで検索・閲覧しやすい
QuickBookを使えば、既存の組版データ（PDF）からすぐにデジタル募集要項を作成できます。
来年度の入試から、スマートな「デジタル要項」を導入しませんか？
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